Il Direttore Generale dei sistemi informativi automatizzati ha finalmente emanato le norme tecniche che specificano come gli avvocati dovranno autenticare le copie degli atti con attestazione contenuta in un file separato.
Viene così a cessare il clima di incertezza che si era originato con la modifica in sede di conversione del D.L. 83/15, il quale aveva appunto previsto che le attestazioni di conformità contenute su file separato dovessero essere perfezionate “esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della Giustizia“.
Tale modifica aveva portato sconforto e scompiglio fra gli avvocati, posto che si era subito ritenuto che, in assenza delle specifiche tecniche, non si potesse più attestare la conformità su file sepatato, con spiacevoli ricadute sulle notifiche a mezzo PEC (dove appunto l’attestazione era contenuta sul file separato della relata di notifica).
Con l’emanazione delle odierne specifiche, si chiarisce che:
1. Quando si deve procedere ad attestare la conformità di una copia informatica, anche per immagine, ai sensi del terzo comma dell’art. 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, l’attestazione è inserita in un documento informatico in formato PDF e contiene una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità nonché il relativo nome del file. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata.
2. Se la copia informatica è destinata ad essere depositata nel processo telematico, il documento informatico contenente l’attestazione è inserito come allegato nella “busta telematica” di deposito. In tal caso, i dati identificativi del documento informatico contenente l’attestazione, nonché del documento cui essa si riferisce, sono anche inseriti nel file DatiAtto.xml .
3. Se la copia informatica è destinata ad essere notificata via PEC, gli elementi di individuazione sopra descritti devono essere inseriti nella relazione di notificazione.
4. Nelle ipotesi diverse dalla notifica a mezzo PEC, se la copia informatica è destinata ad essere trasmessa tramite posta elettronica certificata, l’attestazione di cui al primo comma è inserita come allegato al messaggio di posta elettronica certificata.
5. In ogni altra ipotesi, l’attestazione di conformità è inserita in un documento informatico in formato PDF contenente i medesimi elementi di cui sopra, l’impronta HASH del documento informatico di cui si sta attestando la conformità e il riferimento temporale previsti dal decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 13 novembre 2014. Il file contenente l’attestazione è sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata. L’impronta del documento può essere omessa in tutte le ipotesi in cui il documento informatico contenente l’attestazione di conformità è inserito, unitamente alla copia informatica del documento, in una struttura informatica idonea a garantire l’immodificabilità del suo contenuto.
L’attestazione di confromità su file separato può riferirsi a più documenti informatici.
Le specifiche tecniche entreranno in vigore il 9.1.2016.
